Best in class oplossing, en toch is niemand echt blij

Best in class oplossing. en toch is niemand echt blij

Sub-optimalisatie door eiland automatisering

Vele keuzes van softwarepakketten worden op afdelingsniveau gemaakt. Logisch, want uiteindelijk praten we over een stuk gereedschap. Niet iedereen hoeft toch mee te beslissen over de hamer die ik kies? Nou, wel als we straks alleen nog maar willen schroeven…

Misschien herkent u het: na een lange zoektocht en verschillende demonstraties is de kogel eindelijk door de kerk, we kiezen pakket X voor onze afdeling. Afdeling blij, want het is het beste pakket in deze markt. Toch valt daarna het halve bedrijf over deze beslissing. De reden: het blijkt niet te werken voor de rest van de organisatie. Vaak hoor je dan opmerkingen als: "Hoezo, zij hoeven er toch niet mee te werken?" of "Waar maken ze zich nu zo druk over? Het is onze oplossing!".

Bij de individuele keuze wordt er netjes bedacht wat er aan functionaliteit benodigd is en probeert men problemen uit het verleden goed op te lossen in het nieuwe pakket. Men legt het vuur aan de schenen bij de leveranciers en uiteindelijk blijken er één of twee hele goede kandidaten te zijn. “Mooi, wat we ook kiezen, we gaan er flink op vooruit.“

Klinkt allemaal logisch. Maar waar gaat het dan mis?
Eigenlijk gaat het niet mis op de afdeling zelf, maar bij het feit dat deze oplossing een puzzelstukje is van een totaalproces. Dat puzzelstukje zou dus moeten passen, maar dat doet het vaak niet. Het is dus belangrijk om te weten waar dit puzzelstukje in moet gaan passen. Vertaald naar bedrijven, betekent dit dat het gehele (IT-)landschap waarmee de strategische doelen van het bedrijf gediend worden, eigenlijk vooraf al duidelijk gemaakt zou moeten worden.

Puzzelstukje
Elke afdeling in een bedrijf is onderdeel van het complete proces. Normaal gesproken is de afdeling nou eenmaal geen op zichzelf staand onderdeel. Naast het juist creëren van de informatie voor de eigen afdeling is het minstens net zo belangrijk om te kijken wat er in de rest van het proces met die informatie gebeurt. Wat vaak wordt vergeten, is dat informatie uit het ene proces deels gebruikt moet gaan worden in de rest van het proces. Er moet dus samengewerkt worden.

Het doorgeven van informatie is bij veel bedrijven een groot hoofdpijndossier, mede omdat dit vaak betekent dat systemen gekoppeld moeten gaan worden. Denk bijvoorbeeld eens aan het aanleveren en integreren van stuklijstinformatie. Mechanisch, elektrisch, software, handleidingen, etc.: allemaal informatie die samen moet komen en uiteindelijk de stuklijst van het product vormt. Die integratie van deze informatie leidt dus tot het eindproduct en daarmee is elke stukje een onderdeel van de oplossing.

TCO - Total Cost of Ownership
Het bedrijf als geheel heeft dus belang bij elke keuze van elke afdeling. Het is niet altijd duidelijk voor iedereen waar de keuze precies in moet passen. Het leggen van de complete puzzel is altijd makkelijker als je het voorbeeld voor je neus hebt. Laten we dit even onder de noemer IT-landschap zetten, waarbij ‘het plaatje’ dus vooraf geschetst zou moeten zijn. Keuzes kan je dan vooraf al toetsen aan de wens van het complete bedrijf. De kosten van het nieuwe pakket worden natuurlijk netjes meegenomen, maar de Total Cost of Ownership (TCO) gaat verder dan de eigen afdeling. Integratie met andere pakketten, integratie in het proces en de kosten die daarmee gemoeid zijn moeten meegenomen worden in de beoordeling van de TCO. We zien maar al te vaak dat het totaalplaatje niet duidelijk is of veel te vaag, waardoor elke oplossing erin kan passen.

Klinkt dit herkenbaar binnen uw bedrijf?
Een belangrijk onderdeel van gereedschapkeuzes zou dus de totale procesintegratie moeten zijn. Hierin zit de échte winst voor het bedrijf. Best in class kiezen zou dus niet een automatisme mogen zijn. Perfect als het te combineren is, maar kijk vooral verder dan alleen het eigen belang van de afdeling. 

Het opstellen van een totale roadmap voor de oplossingen binnen een bedrijf is geen eenvoudige opdracht waarbij bedrijfsstrategie en benodigde functionaliteit naar voren moeten komen. Hoe stel je zo’n roadmap op? Houd onze blogs in de gaten om meer te weten te komen over deze belangrijke vraag.

Direct hulp nodig? Laat u eens vrijblijvend adviseren door onze experts op dit gebied. Wij helpen u graag verder.