Veel organisaties merken pas dat hun engineeringdata een knelpunt vormt wanneer projecten vertragen, fouten toenemen of medewerkers meer tijd besteden aan zoeken en afstemmen dan aan engineering zelf. Dat gebeurt meestal niet van de ene op de andere dag. Naarmate teams groeien, producten complexer worden en meer disciplines samenwerken, ontstaan er steeds meer afhankelijkheden tussen bestanden, revisies en processen. Wat ooit werkbaar was, wordt steeds lastiger beheersbaar.
Met onderstaande checklist krijgt u snel inzicht in de staat van uw engineeringdata. Herkent u meerdere situaties? Dan kan dat een aanwijzing zijn dat uw huidige werkwijze de groei, samenwerking en productiviteit van uw engineeringteam begint te beperken.
Vink voor iedere stelling aan of deze situatie binnen uw organisatie voorkomt.
Versiebeheer
-
Medewerkers vragen regelmatig welke versie van een bestand de juiste is.
-
Ontwerpbestanden worden lokaal opgeslagen op pc's of persoonlijke schijven.
-
Er circuleren regelmatig meerdere versies van tekeningen of modellen.
-
Revisies worden handmatig bijgehouden in bestandsnamen of Excel-bestanden.
-
Het is niet direct zichtbaar wie een wijziging heeft doorgevoerd.
Vindbaarheid van informatie
-
Engineers besteden dagelijks tijd aan het zoeken naar documenten of gegevens.
-
Projectinformatie staat verspreid over verschillende systemen, mappen of applicaties.
-
Het kost moeite om historische projectinformatie terug te vinden.
-
Nieuwe medewerkers hebben begeleiding nodig om informatie te kunnen vinden.
-
Teams vertrouwen niet altijd op de informatie die zij ontvangen.
Samenwerking
-
Afdelingen gebruiken verschillende opslaglocaties of werkwijzen.
-
Er is regelmatig overleg nodig om statussen of wijzigingen af te stemmen.
-
Engineers moeten collega's benaderen om ontbrekende informatie te verkrijgen.
-
Niet iedereen werkt vanuit dezelfde bron van informatie.
-
Er ontstaan misverstanden door onvolledige of verouderde gegevens.
Wijzigingsbeheer
-
Ontwerpwijzigingen leiden regelmatig tot herstelwerk.
-
Impact van wijzigingen op andere onderdelen wordt soms pas laat ontdekt.
-
Het is lastig om te zien welke documenten bij een wijziging horen.
-
Goedkeuringen verlopen via e-mail of losse documenten.
-
Er bestaat onduidelijkheid over de actuele status van wijzigingen.
Schaalbaarheid en kennisborging
-
Belangrijke kennis zit vooral in het hoofd van individuele medewerkers.
-
Bij afwezigheid van een collega wordt informatie moeilijk teruggevonden.
-
Inwerken van nieuwe engineers kost relatief veel tijd.
-
Door groei van projecten of teams neemt de complexiteit zichtbaar toe.
-
Administratieve taken nemen steeds meer tijd van engineers in beslag.
Score
0-5 keer aangevinkt
Uw engineeringdata lijkt redelijk beheersbaar. Blijf processen regelmatig evalueren om toekomstige groeiproblemen te voorkomen.
6-10 keer aangevinkt
Er zijn duidelijke signalen dat informatiebeheer en samenwerking efficiënter kunnen worden ingericht.
11-15 keer aangevinkt
Engineeringteams lopen waarschijnlijk regelmatig vertraging op door versnipperde data, versieproblemen of beperkte traceerbaarheid.
16 keer of meer aangevinkt
De kans is groot dat uw organisatie tegen schaalbaarheidsproblemen aanloopt. Tijdverlies ontstaat waarschijnlijk vaker door informatiebeheer dan door engineering zelf.
