Ik wil het vandaag met jullie hebben over een onderwerp dat vaak over het hoofd wordt gezien bij productontwikkeling: het beheer van niet-CAD documenten, al die documenten die niet direct te maken hebben met het ontwerp van je product, maar wel belangrijk zijn voor de kwaliteit, de veiligheid, de gebruiksvriendelijkheid en de naleving van de regels. In sommige gevallen is het aantal niet-CAD documenten bij een product veel groter dan het aantal technische tekeningen. De CAD-data is dan maar het topje van de ijsberg.
In de praktijk komen we regelmatig situaties tegen waarin bedrijven moeite hebben om hun niet-CAD documenten goed te organiseren en te beheren. Dat kan leiden tot allerlei problemen, zoals verouderde informatie, dubbele documenten, onduidelijke relaties tussen producten en documenten, en verlies van kennis.
Een voorbeeld: een paar jaar geleden hebben we een project gedaan bij een internationaal bedrijf dat onderdelen maakte voor verschillende industrieën. Voor elk onderdeel moesten ze per land een keuringscertificaat hebben en een verklaring dat het onderdeel voldeed aan de eisen. Die documenten hadden een beperkte geldigheid, dus ze moesten regelmatig vernieuwd worden. Het bedrijf had al die documenten opgeslagen in mappen op een netwerkschijf, maar er was geen duidelijke structuur of naamgeving. Het was een enorme klus om de juiste documenten te vinden en te controleren of ze nog geldig waren. Bovendien was het risico groot dat er fouten werden gemaakt of dat er documenten verloren gingen.
Een ander voorbeeld: bij veel bedrijven zijn er verschillende mensen betrokken bij het maken en beheren van niet-CAD documenten. Denk aan foto's, meetrapporten, specificaties, werkinstructies, gebruikershandleidingen, enzovoort. Deze documenten hebben allemaal te maken met de levenscyclus van het product, van ontwerp tot onderhoud. Vaak worden deze documenten opgeslagen in een web omgeving zoals Sharepoint, waar iedereen toegang toe heeft. Maar hoe weet je dan of je de laatste versie hebt? Hoe houd je bij wie wat heeft gewijzigd? Hoe zorg je ervoor dat de documenten consistent zijn met het product? En hoe voorkom je dat er documenten worden overschreven of verwijderd?
De oplossing voor deze uitdagingen is om je niet-CAD documenten te beheren in PLM. Met PLM kun je een relatie leggen tussen je product en je documenten, zodat je altijd weet welke documenten bij welk product horen. Je kunt ook versiebeheer toepassen op je documenten, zodat je altijd kunt terugzien wie wat heeft gewijzigd en wanneer. Bovendien kun je workflows instellen om je documentatieproces te stroomlijnen en te automatiseren. Zo kun je bijvoorbeeld automatisch meldingen krijgen als een document verloopt of als een product wordt aangepast.
Met PLM kun je dus veel tijd, geld en moeite besparen op het beheer van je niet-CAD documenten. Je kunt ook de kwaliteit en de betrouwbaarheid van je informatie verbeteren, waardoor je minder risico loopt op fouten of klachten. En je kunt meer waarde halen uit je kennis, door deze makkelijker te delen en te hergebruiken.
Ben je benieuwd hoe PLM jou kan helpen met het beheer van je niet-CAD documenten? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We vertellen je graag meer over de mogelijkheden en de voordelen van PLM voor jouw bedrijf.
