Product configurator implementeren? Het is net piano spelen!

De eerste stappen naar een product configurator.

Verkopers kunnen lang met een offerte bezig zijn omdat de klant speciale wensen heeft ter uitbreiding van een 'standaard' product. Na ontvangst van een order komen vervolgens soms eindeloze discussies met engineering en productie omdat het verkochte product blijkbaar niet op deze manier kan worden geproduceerd. Daarnaast blijken de engineering uren ook nog eens veel hoger uit te vallen gedurende het project. En dan die veel te complexe Excel bestanden die eigenlijk ons werk eenvoudiger zou moeten maken, die niet meer up-to-date zijn. Toch willen we die klant bedienen en er winst op maken...

Help!

Helaas zijn dit soort situaties dagelijkse realiteit binnen de maakindustrie. Een product configurator zou dergelijke problemen uit de wereld kunnen helpen. Maar waarom, wat zijn de eerste stappen die je vanaf vandaag al kan ondernemen? Hoe ga je met bestellingen om die op maat geleverd en geproduceerd moeten worden om ze vervolgens af te leveren? Een product dus met de zogenaamde Engineering To Order (ETO) opties.

Als consultant ben ik gespecialiseerd in dit soort vraagstukken en neem ik je in deze blog graag mee in de wereld van de product configurator. Ik zal me voornamelijk richten op de eerste stappen die een implementatie met zich mee brengt.

Het is net als piano spelen!?

Een product configurator is eigenlijk net piano spelen … Nee, ik zal het iets genuanceerder brengen, beide facetten kennen complexiteit. Het gaat erom hoe we binnen die grote hoeveelheid aan mogelijkheden de structuren kunnen herkennen met als resultaat, een muziekstuk eenvoudig kunnen onthouden (en spelen) of een goede en gestructureerde product configurator kunnen bouwen en onderhouden!

Veel klank variaties op de piano, veel uitkomsten mogelijk in de configurator.

Waarom zijn configurators de oplossing?

Eerst is het zinvol om te kijken wat nu daadwerkelijk het probleem is voordat ik een antwoord geef op die vraag.  Als ik de situatie uit de introductie onder de loep neem kan ik daar het volgende uit opmaken:

• De verkopers werken blijkbaar teveel vanaf een eiland, want de engineers zijn onvoldoende betrokken geweest in de offerte fase samen met de klant. De kwaliteit en de inhoud van communicatie kan in dit geval veel beter.
• De verkoopafdeling heeft onvoldoende productkennis en dat geldt misschien wel binnen het hele bedrijf om klant specifieke opties aan te kunnen bieden en af te leveren.

We moeten dus twee dingen realiseren. Verkoop, engineering en productie moeten meer dezelfde taal gaan spreken. Er is een betere definitie nodig van wat nu het product eigenlijk is en waar mogelijkheden zitten om deze via Configure To Order (CTO) aan te bieden.

Laat nu een configurator hiervoor de een ideale vertaal-machine zijn! Er gaat 'verkoop taal' in, en er komt 'productie taal' uit. Daarnaast kan een configurator als bron worden gebruikt voor essentiële productkennis die ook nog eenvoudig te onderhouden is. Voor de duidelijkheid, we praten hier over een slimme configurator (ook wel Artificial Intelligent - AI - configurators genaamd) en niet bijvoorbeeld Excel configurators.

Het belang van goed analyseren en structureren

“Ons brein kan heel veel, maar honderden/duizenden noten stampen, nee, dat is onbegonnen werk!”

Ik was een jaar of 15 toen ik begon met piano spelen en kon slecht noten lezen. Als ik een muziekstuk echt goed zou willen spelen, zou ik het uit m'n hoofd moeten kunnen spelen. Maar hoe leer je honderden noten uit je hoofd? De enige oplossing leek mij om het stuk eerst grondig te analyseren en zoveel mogelijk structuren te ontdekken. Daarna wist ik uit welke bouwstenen het stuk is opgebouwd. Ik vroeg me dingen af als: “In welke toonsoort staat het, welke akkoorden en harmonieën worden er gebruikt, …?”

Ik kwam erachter, als een stuk bijvoorbeeld uit vijf bladzijdes bladmuziek bestond, dat het instuderen van slechts twee bladzijdes voldoende was. De rest is herhaling of zijn dezelfde patronen. Ons brein kan heel veel, maar honderden, duizenden noten stampen? Nee, dat is onbegonnen werk! We moeten ons dus richten op de logische structuren.De complexiteit van een muziekstuk en een machine. Het begint beiden met het goed analyseren van de structuren

Maar wat is dan de relatie met een configurator bouwen?

In plaats van de toonsoorten te analyseren, kijk ik altijd eerst in hoeverre een bedrijf de productseries al heeft vastgelegd. Gelukkig hebben veel bedrijven hier (soms heel goed!) over nagedacht. Als dit heel veel series zijn, dan ga ik na of dit aantal terug te dringen is tot enkele hoofd product series (dit is overigens exact wat Steve Jobs ook deed bij zijn terugkomst bij Apple voordat het bedrijf weer een gigantisch succes werd!). Bij de volgende stap kijk ik in hoeverre de productseries in te delen zijn in standaard bouwstenen of  modules (de verschillende akkoorden en harmonieën binnen de toonsoort). Dit zal uiteindelijk het DNA vormen van het product.

Waar start ik?

De eerste stap is dus het in kaart brengen van de structuren van het product. We gaan het product analyseren. Stel jezelf vragen als:

• Wat is nu standaard aan mijn product?
• Wat is speciaal?
• Kan ik patronen herkennen in hoe de producten nu steeds worden aangeboden?
• Is er veel routinematig werk te vinden in de bedrijfsprocessen?

Om de basisstructuur van het product in kaart te brengen is het handig gebruik te maken van een boomdiagram vorm. Hierbij richt je je in eerste instantie op hoe het product fysiek is opgebouwd. Als voorbeeld nemen we voor het gemak een auto en praten dan over modules/bouwstenen als bijvoorbeeld: het motorblok, de ramen, chassis, wielen, enzovoort. We zetten dit in een logische structuur (zie afbeelding boomstructuur ).

Afbeelding: Boomstructuur | Bron: Product Customization, Lars Hvam, Niels Henrik Mortensen, Jesper Riis

Wanneer de basisstructuur eenmaal staat, is de volgende vraag, welke varianten (verschillende type motoren, wielen, ...) heb ik per bouwsteen nu beschikbaar? Van een motor hebben we bijvoorbeeld drie varianten, een 1.6, 1.8 en een 2.0 liter motor. Dit zou je goed in een Excel sheet kunnen plaatsen waarbij je per regel elke variant beschrijft en ook duidelijk benoemd tot welke bouwsteen een bepaalde variant behoord. Wat we hier maken noemen we ook wel een Product Variant Master (PVM).

"Wanneer het product een 100% ETO oplossing lijkt, ligt dit percentage in de praktijk uiteindelijk veel lager."

De klanten van de klant willen nu eenmaal speciale dingen.
Hoe gaan we daar mee om?

Eigenlijk wil een producent voorkomen dat er te vaak speciale producten gebouwd worden. Het maakt het werk lastig en tijdrovend. Kosten zijn moeilijk in te schatten door onder meer lange en niet te beheersen levertijden. Toch wil de producent maatwerk kunnen leveren. Een compleet standaard product is in de realiteit vaak een utopie. De klant wil bijvoorbeeld een extra inspectieluik of een lopende band die net even wat breder is dan gebruikelijk en dat wil de producent wel kunnen leveren.

De kunst voor de verkopende partij is in te zien dat het gewenste maatwerk (de Engineering To Order opties) grotendeels uit een aantal standaard modules beslaat. Dus wanneer het te produceren product een 100% ETO oplossing lijkt, ligt dit percentage in de praktijk uiteindelijk veel lager.

We kunnen ons dus op deze modules te concentreren die maatwerk zijn, met als gevolg minder kosten aan de voorkant en een betere inschattingen van het uiteindelijke offertebedrag. Een ander groot voordeel is dat je nog beter aan de wensen van de klant kan voldoen. De enige voorwaarde is dat de producent voldoende tijd moet reserveren om het product van A tot Z te analyseren en de modules zo logisch mogelijk te bepalen. We praten dan niet over een product met een of twee modules, maar soms wel over tientallen modules wat afhankelijk is van de productcomplexiteit.

Componisten doen precies hetzelfde. Een muziekstuk wat alleen maar structuur bestaat, klinkt nogal saai. Juist die bijzondere combinaties die componisten soms gebruiken, zoals bijzondere akkoorden, vreemde intervallen, maken de muziek spannend! Ook tijdens het studeren is het de kunst die afwijkingen te herkennen en op die manier de compositie eenvoudiger te kunnen onthouden.

Begin vandaag nog!

Al voordat je geïnvesteerd in slimme softwaretoepassingen, kun je al beginnen met het analyseren en opzetten van een Product Variant Master. Hoe eenvoudiger en logischer je het product kunt opbouwen, des te beter resultaat je hebt met het opzetten van een eigen product configurator. Heb je vragen bij de ontwikkeling van je eigen PVM? Bel me via 073 6456222. Ik ga graag met je in gesprek.